TENDER APPLICATION FOR CATERING AT

CEREDIGION Y.F.C. RALLY 2023

SATURDAY THE 3^RD OF JUNE 2023

Tenders are invited for the above event as follows:

CATERING SERVICES FOR PROVISION OF ICE CREAM

10.00am – 6.30pm

· The Annual Rally is the highlight of the year for members, leaders and friends of the movement.  This is the day when all clubs come together to compete in a variety of competitions for example Stock Judging, Dancing, Shearing, Singing, Cooking, Flower Arranging, Craft and Forestry. The Rally attracts around 2,500 people yearly.

· The Rally will be held at Perth Neuadd Farm, Talsarn, Lampeter, Ceredigion, SA48 8QE.

· Ceredigion Y.F.C. are inviting tenders for the provision of Ice Cream.

· Your tender must be accompanied with a price list.

· All equipment must be provided by the successful tenderer.

· The highest tender will not necessarily be accepted by the Y.F.C. as prices charged to customers; presentation etc will also be taken into account.

· Catering area to be left in a tidy condition (with all rubbish removed).  Removal and disposal of rubbish is the responsibility of successful tender not Y.F.C.

· During the event, the Caterer may only sell items as per tender as agreed by the Y.F.C. and such items to be sold at prices submitted with tender

· All food served must be British in origin (Welsh wherever possible), fair trade, information for allergies with signage printed in both languages, where possible and visible on Rally day.

· The successful tenderer to submit the tender amount in full to the office by Friday the 19^th May 2023.

· Names of all employees on duty for the duration of the event, to be received by Ceredigion Y.F.C. office on the day.

· Insurance and Proof of Policy for Employers Liability, Health & Safety Policy and a Risk Assessment must be sent to the Ceredigion Y.F.C. office two weeks prior to the event.

· At least half of your staff must be Welsh Speakers (at least 50%)

· All equipment to be removed from the premises within 3 days after the event.

· All tenders must note their food hygiene scores and must hold and present food hygiene qualification certificates.

· Sub-contracting the tender is not authorized, unless permitted by Ceredigion Y.F.C.

· By entering this process Ceredigion Y.F.C. are not obliged to accept the highest or indeed any tender submitted.

· The committee’s decision is final and nobody has the right to request details of tenders given from other companies.

· Please contact Ceredigion Y.F.C. 01570 471444 or by email ceredigion@yfc-wales.org.uk if you have any queries.

· Ceredigion Y.F.C. accept no liability in any way whatsoever etc.

This specification may be subject to change with prior negotiation between CEREDIGION YFC and the successful applicant.

ALL TENDERS MUST BE RECEIVED AT CEREDIGION Y.F.C. OFFICES

BY (EMAIL, POST OR HAND DELIVERED)TO

CEREDIGION Y.F.C., FELINFACH EDUCATIONAL CENTRE, FELINFACH, DYFFRYN AERON, LAMPETER, CEREDIGION, SA48 8AF

BY 12 NOON WEDNESDAY THE 5^TH APRIL 2023

CAIS TENDR AR GYFER DARPARU LLUNIAETH YN RALI C.FF.I. SIR CEREDIGION 2023

DYDD SADWRN 3YDD O FEHEFIN, 2023

Gwahoddir tendrau ar gyfer y digwyddiad uchod i ddarparu’r canlynol:

GWASANAETH ARLWYO I DDARPARU HUFEN IÂ
10.00yb – 6.30yp

· Mae’r Rali flynyddol yn uchafbwynt y flwyddyn i aelodau, arweinyddion a ffrindiau mudiad C.Ff.I. Ceredigion. Dyma lle ddaw’r clybiau ynghyd i gystadlu mewn amryw o gystadlaethau megis Barnu Stoc, Dawnsio, Cneifio, Canu, Coginio, Trefnu Blodau, Crefft a Choedwigaeth i enwi ond rhai. Mae’n ddiwrnod prysur iawn, gyda dros 2,500 o bobl yn mynychu’n flynyddol.

• Cynhelir y Rali ar Fferm Perth Neuadd, Talsarn, Llanbedr Pont Steffan, Ceredigion, SA48 8QE.
• Rhaid i chi ddanfon rhestr o brisiau yr hufen ia byddwch yn bwriadu gwerthu ar y diwrnod ynghyd â’ch tendr, a thystysgrifau hylendid bwyd.
• Ni fydd y tendr uchaf o reidrwydd yn cael ei dderbyn gan y C.Ff.I. Mi fydd y mudiad hefyd yn edrych ar brysiau ar gyfer cwsmeriaid, cyflwyniad ayyb.
• Bydd penderfyniad y pwyllgor yn derfynol ac nid oes gan unrhyw gwmni yr hawl i wneud cais ynghylch tendrau cwmnioedd eraill.
• Mi fydd rhaid i’r ardal arlwyo cael ei adael mewn cyflwr da (gyda phob darn o sbwriel wedi ei waredu.) Cyfrifoldeb y tendr llwyddiannus yw gwaredu y sbwriel nid C.Ff.I.
• Yn ystod y digwyddiad, rhaid i’r cwmni arlwyo werthu eitemau fel y nodwyd ar y tendr, a cytunwyd arnynt gan y C.Ff.I., a rhaid i’r eitemau hynny gael ei gwerthu am y prisiau a nodwyd ar y tendr.
• Rhaid i’r holl fwyd a ddarperir fod o ffynhonnell Brydeinig (Cymreig os yn bosib), masnach deg, gwybodaeth am alergedd gyda arwyddion wedi eu hargraffu yn ddwyieithog, os yn bosibl ac yn weladwy ar ddiwrnod y Rali.
• Rhaid i’r cais tendr llwyddiannus drosglwyddo ei tendr i swyddfa’r C.Ff.I. pythefnos cyn y Rali, sef dydd Gwener, 19^eg o Fai, 2023. 
• Rhaid i enwau yr holl weithwyr sydd yn gweithio yn ystod y digwyddiad cael ei trosglwyddo i C.Ff.I. Ceredigion ar ddiwrnod y Rali.
• Rhaid i ddogfennau Yswiriant a Thystiolaeth Polisi ar gyfer Cyfrifoldeb a Atebolrwydd Cyflogwr, Polisi Iechyd a Diogelwch a Asesiadau Risg cael eu danfon i swyddfa C.Ff.I. Ceredigion pythefnos cyn y digwyddiad.
• Rhaid i oleiaf hanner eich staff fedru siarad yr Iaith Gymraeg (o leiaf 50%)
• Rhaid i’ch holl offer cael ei symud o’r safle o fewn 3 diwrnod yn dilyn y digwyddiad.

· Rhaid i bob tendr nodi ei sgôr hylendid bwyd gyda’i cais, ynghyd â gallu darparu a dangos tystysgrifau cymhwyster hylendid bwyd.

· Ni chaniateir is-gontractio gan y cwmni llwyddiannus, oni bai fod caniatad wedi ei dderbyn gan C.Ff.I. Ceredigion o flaen llaw.

· Cysylltwch gyda C.Ff.I. Ceredigion ar 01570 471444 neu drwy e-bost ar ceredigion@yfc-wales.org.uk os fod gennych unrhyw gwestiynnau.

· Nid yw C.Ff.I. Ceredigion yn derbyn unrhyw gyfrifoldeb mewn unrhyw ffordd o gwbwl.

gellir fod newidiadau i’r fanyleb yma, gyda chytundeb o flaen llaw rhwng c.ff.i. ceredigion a’r ymgeisydd/ymgeiswyr llwyddiannus.

RHAID I C.FF.I. CEREDIGION DDERBYN Y TENDRAU (DRWY E-BOST, POST NEU EI GYFLWYNO’N BERSONOL I’R SWYDDFA) I’R CYFEIRIAD:

C.FF.I. CEREDIGION, CANOLFAN ADDYSG FELINFACH, FELINFACH, DYFFRYN AERON, LLANBEDR PONT STEFFAN, CEREDIGION, SA48 8AF

ERBYN 12 Y PRYNHAWN DYDD MERCHER Y 5ED O EBRILL, 2023