TENDER APPLICATION FOR CATERING AT

CEREDIGION Y.F.C. RALLY 2023

SATURDAY THE 3^RD OF JUNE 2023

Tenders are invited for the above event as follows:

1. CATERING SERVICE FOR THE PROVISION OF FAST FOOD,

e.g. BURGERS, CHIPS, PIZZA, JACKET POTATO AND COLD DRINKS ETC

8.30am – 6.30pm

· The Annual Rally is the highlight of the year for members, leaders and friends of the movement.  This is the day when all clubs come together to compete in a variety of competitions for example Stock Judging, Dancing, Shearing, Singing, Cooking, Flower Arranging, Craft and Forestry. The Rally attracts around 2,500 people yearly.

• The Rally will be held at Perth Neuadd Farm, Talsarn, Lampeter, Ceredigion, SA48 8QE.
• This year Ceredigion Y.F.C. are inviting tenders for the provision of catering services for the provision of different fast foods, (e.g. burgers, chips, pizzas, jacket potatoes and cold drinks etc) to the public and this year we won’t be granting sole rights to one vender.
• Your tender must be accompanied with a food price list.  Please state clearly what you food you’ll be offering noting any food allergies.
• All equipment must be provided by the successful tenderer.
• The highest tender will not necessarily be accepted by the Y.F.C. as prices charged to customers; presentation etc will also be taken into account.
• Catering area to be left in a tidy condition (with all rubbish removed). Removal and disposal of rubbish is the responsibility of successful tender not Y.F.C.
• During the event, the Caterer may only sell items as per tender as agreed by the Y.F.C. and such items to be sold at prices submitted with tender.
• All food served must be British in origin (Welsh wherever possible), fair trade, information for allergies with signage printed in both languages, where possible and visible on Rally day.
• The successful tenderer to submit the tender amount in full to the office by Friday the 19^th May 2023.
• The successful tenderer should bring their own water.  No water supply will be available on site.
• Names of all employees on duty for the duration of the event, to be received by Ceredigion Y.F.C. office on the day.
• Insurance and Proof of Policy for Employers Liability, Health & Safety Policy and a Risk Assessment must be sent to the Ceredigion Y.F.C. office two weeks prior to the event.
• At least half of your staff must be Welsh Speakers (at least 50%)

· All equipment to be removed from the premises within 3 days after the event.

· All tenders must note their food hygiene scores and must hold and present food hygiene qualification certificates.

· Ceredigion Y.F.C. would prefer for you to use recyclable cups; plates etc.

· Sub-contracting the tender is not authorized, unless permitted by Ceredigion Y.F.C.

· By entering this process Ceredigion Y.F.C. are not obliged to accept the highest or indeed any tender submitted.

· The committee’s decision is final and nobody has the right to request details of tenders given from other companies.

• Please contact Ceredigion Y.F.C. 01570 471444 or by email ceredigion@yfc-wales.org.uk if you have any queries.
• Ceredigion Y.F.C. accept no liability in any way whatsoever etc.
• When submitting a tender could you please notify if you need electric or not, and if so how much electricity needed.
• Take note. Ceredigion Y.F.C. won’t be supplying marquee for your food stall and the food will be served outside in the food compound.

This specification may be subject to change with prior negotiation between CEREDIGION YFC and the successful applicant.

ALL TENDERS MUST BE RECEIVED BY CEREDIGION Y.F.C.

(BY EMAIL, POST OR HAND DELIVERED) TO 

CEREDIGION Y.F.C., FELINFACH EDUCATION CENTRE, DYFFRYN AERON, LAMPETER, CEREDIGION, SA48 8AF

BY

12 NOON

WEDNESDAY, 5^th of  April 2023

CAIS TENDR AR GYFER DARPARU LLUNIAETH YN RALI C.FF.I. SIR CEREDIGION 2023

DYDD SADWRN 3YDD O FEHEFIN, 2023

Gwahoddir tendrau ar gyfer y digwyddiad uchod i ddarparu’r canlynol:

GWASANAETH ARLWYO I DDARPARU LLUNIAETH ‘FAST FOOD’,
e.e. BYRGYRS, SGLODION, PITSA, TATW PÔB, DIOD OER A.Y.Y.B.
8.30yb – 6.30yp

· Mae’r Rali blynyddol yn uchafbwynt y flwyddyn i aelodau, arweinyddion a ffrindiau mudiad C.Ff.I. Ceredigion. Dyma lle ddaw’r clybiau ynghyd i gystadlu mewn amryw o gystadlaethau megis Barnu Stoc, Dawnsio, Cneifio, Canu, Coginio, Trefnu Blodau, Crefft a Choedwigaeth i enwi ond rhai. Mae’n ddiwrnod prysur iawn, gyda dros 2,500 o bobl yn mynychu’n flynyddol.

• Cynhelir y Rali ar Fferm Perth  Neuadd, Talsarn, Llanbedr Pont Steffan, Ceredigion, SA48 8QE.
• Eleni bwriedir cynnig mwy o amrywiaeth o fwydydd o faniau bwyd (er enghraifft Byrgyrs, Sglodion, Pitsa, Tatw Pôb, Diodydd oer ac ati) i’r cyhoedd, ac yn wahanol i arfer, ni fyddwn yn eich gwarantu chi gyda caniatad unigol.
• Rhaid i chi ddanfon rhestr o brisiau yr holl fwyd a diod y byddwch yn bwriadu gwerthu ar y diwrnod ynghyd â’ch tendr, a thystysgrifau hylendid bwyd.  Nodwch yn glir ar y tendr pa fath o fwyd y byddwch yn cynnig amdano gan nodi alergedd arbennig.
• Ni fydd y tendr uchaf o reidrwydd yn cael ei dderbyn gan y C.Ff.I. Mi fydd y mudiad hefyd yn edrych ar brysiau ar gyfer cwsmeriaid, cyflwyniad ayyb.
• Bydd penderfyniad y pwyllgor yn derfynol ac nid oes gan unrhyw gwmni yr hawl i wneud cais ynghylch tendrau cwmnioedd eraill.
• Mi fydd rhaid i’r ardal arlwyo cael ei adael mewn cyflwr da (gyda phob darn o sbwriel wedi ei waredu.) Cyfrifoldeb y tendr llwyddiannus yw gwaredu y sbwriel nid C.Ff.I.
• Yn ystod y digwyddiad, rhaid i’r cwmni arlwyo werthu eitemau fel y nodwyd ar y tendr, a cytunwyd arnynt gan y C.Ff.I., a rhaid i’r eitemau hynny gael ei gwerthu am y prisiau a nodwyd ar y tendr.
• Rhaid i’r holl fwyd a ddarperir fod o ffynhonnell Brydeinig (Cymreig os yn bosib), masnach deg, gwybodaeth am alergedd gyda arwyddion wedi eu hargraffu yn ddwyieithog, os yn bosibl ac yn weladwy ar ddiwrnod y Rali.
• Rhaid i’r cais tendr llwyddiannus drosglwyddo ei tendr i swyddfa’r C.Ff.I. pythefnos cyn y Rali, sef dydd Gwener, 19^eg o Fai, 2023. 
• Rhaid i’r tendr llwyddiannus ddarparu dŵr eu hunain.  Ni fydd cyflenwad dŵr ar y safle.
• Rhaid i enwau yr holl weithwyr sydd yn gweithio yn ystod y digwyddiad cael ei trosglwyddo i C.Ff.I. Ceredigion ar ddiwrnod y Rali.
• Rhaid i ddogfennau Yswiriant a Thystiolaeth Polisi ar gyfer Cyfrifoldeb a Atebolrwydd Cyflogwr, Polisi Iechyd a Diogelwch a Asesiadau Risg cael ei danfon i swyddfa C.Ff.I. Ceredigion pythefnos cyn y digwyddiad.
• Rhaid i o leiaf hanner eich staff fedru siarad yr Iaith Gymraeg (o leiaf 50%)
• Rhaid i’ch holl offer cael ei symud o’r safle o fewn 3 diwrnod yn dilyn y digwyddiad.

· Rhaid i bob tendr nodi ei sgôr hylendid bwyd gyda’i cais, ynghyd â gallu darparu a dangos tystysgrifau cymhwyster hylendid bwyd.

· Lle bo modd dymuna C.Ff.I. Ceredigion i’r cwmni ddefnyddio deunydd ail-gylchu e.e. platiau, cwpanau a.y.y.b.

· Ni chaniateir is-gontractio gan y cwmni llwyddiannus, oni bai fod caniatad wedi ei dderbyn gan C.Ff.I. Ceredigion o flaen llaw.

· Cysylltwch gyda C.Ff.I. Ceredigion ar 01570 471444 neu drwy e-bost ar ceredigion@yfc-wales.org.uk os fod gennych unrhyw gwestiynnau.

· Nid yw C.Ff.I. Ceredigion yn derbyn unrhyw gyfrifoldeb mewn unrhyw ffordd o gwbwl. 

· Pan yn danfon tendr i fewn atom a wnewch nodi os ydych yn dymuno cael trydan neu beidio, ac os ydych faint o drydan y byddwch angen.

· Daliwch Sylw. Ni fydd C.Ff.I. Ceredigion yn darparu pabell ar gyfer eich stondin ac mi fydd yr ardal bwyd y tu allan.

gellir fod newidiadau i’r fanyleb yma, gyda chytundeb o flaen llaw rhwng c.ff.i. ceredigion a’r ymgeisydd/ymgeiswyr llwyddiannus.

RHAID I C.FF.I. CEREDIGION DDERBYN Y TENDRAU (DRWY

 E-BOST, POST NEU EI GYFLWYNO’N BERSONOL I’R SWYDDFA) I’R CYFEIRIAD:

C.FF.I. CEREDIGION, CANOLFAN ADDYSG FELINFACH, DYFFRYN AERON, LLANBEDR PONT STEFFAN, CEREDIGION, SA48 8AF

ERBYN

12 Y PRYNHAWN

DYDD MERCHER Y 5ED O EBRILL, 2023