TENDER APPLICATION FOR CATERING AT

CEREDIGION Y.F.C. RALLY 2023

SATURDAY THE 3^RD OF JUNE 2023

Tenders are invited for the above event as follows:

1. CATERING SERVICE TO THE PUBLIC WHICH INCLUDES FRUIT, SWEETS ETC. (not Including Fast food)

2. PROVISION OF FOOD FOR JUDGES, OFFICIALS AND STEWARDS.

8.30am – 6.30pm

· The Annual Rally is the highlight of the year for members, leaders and friends of the movement.  This is the day when all clubs come together to compete in a variety of competitions for example Stock Judging, Dancing, Shearing, Singing, Cooking, Flower Arranging, Craft and Forestry. The Rally attracts around 2,500 people yearly.

• The Rally will be held at Perth Neuadd Farm, Talsarn, Lampeter, Ceredigion, SA48 8QE.
• Ceredigion Y.F.C. are inviting tenders for the provision of catering services for the day for the public (not including Fast Food) and to provide food for Judges, Officials and Stewards.
• Typically the successful tenderer will provide approx. 70-80 Judges meals (Typically a Main meal, Pudding and Drink) and approx. 120 stewards Tea’s (typically a Sandwich, Cake and Drink) which Ceredigion Y.F.C. will pay for.  These tickets will only be valid with this tender.
• This year Ceredigion Y.F.C. are inviting tenders for the provision of catering services for the provision of different fast foods, (e.g. burgers, chips, pizzas, jacket potatoes and cold drinks etc) to the public and this year we won’t be granting sole rights to one vender.
• Your tender must be accompanied with a food price list (you are welcome to contact Ceredigion Y.F.C. for more information regarding food provisions for the judges and stewards).
• Ceredigion Y.F.C. will provide a marquee or shed and trestle tables and chairs for diners for the successful caterer. All other equipment must be provided by the successful tenderer.
• The highest tender will not necessarily be accepted by the Y.F.C. as prices charge to customers; presentation etc will also be taken into account.
• The committee’s decision is final and nobody has the right to apply on tenders given from other companies.
• Catering area to be left in a tidy condition (with all rubbish removed). Removal and disposal of rubbish is responsibility of successful tender not Y.F.C.
• During the event, the Caterer may only sell items as per tender as agreed by the Y.F.C. and such items to be sold at prices submitted with tender
• All food served must be British in origin (Welsh wherever possible), fair trade, information for allergies with signage printed in both languages, where possible and visible on Rally day.
• The successful tender applicant is to submit their tender to the office, 2 weeks prior to the Rally, on Friday, the 19^th of May, 2023.
• The successful tender should bring their own supply of water.
• The cost of the food for the judges and stewards will be paid on receipt of the correct amount of official tickets by Ceredigion Y.F.C. within 7 days of the rally.
• Names of all employees on duty for the duration of the event, to be received by Ceredigion Y.F.C. office on the day.
• Insurance and Proof of Policy for Employers Liability, Health & Safety Policy and Risk Assessment must be sent to the Ceredigion Y.F.C. office two weeks prior to the event.
• At least half of your staff must be Welsh Speakers (at least 50%)

· All equipment to be removed from the premises within 3 days after the event.

· All tenders must note their food hygiene scores and must hold and present food hygiene qualification certificates.

· Ceredigion Y.F.C. would prefer for you to use recyclable cups; plates etc.

· Sub-contracting the tender is not authorized, unless permitted beforehand by Ceredigion Y.F.C.

• Please contact Ceredigion Y.F.C. 01570 471444 or by email at ceredigion@yfc-wales.org.uk if you have any queries.
• Ceredigion Y.F.C. accept no liability in any way whatsoever etc.

This specification may be subject to change with prior negotiation between CEREDIGION Y.F.C. and the successful applicant.

ALL TENDERS MUST BE RECEIVED BY CEREDIGION Y.F.C.

(BY EMAIL, POST OR HAND DELIVERED) TO 

CEREDIGION Y.F.C., FELINFACH EDUCATION CENTRE, FELINFACH, DYFFRYN AERON, CEREDIGION, SA48 8AF

BY

12 NOON

WEDNESDAY, 5^th of  April 2023

CAIS TENDR AR GYFER DARPARU LLUNIAETH
YN
 RALI C.FF.I. SIR CEREDIGION 2023

DYDD SADWRN 3YDD O FEHEFIN, 2023

Gwahoddir Tendrau i’r digwyddiad uchod fel y ganlyn:

1. Gwasanaeth arlwyo lluniaeth i’r cyhoedd sydd yn cynnwys ffrwythau, melysion ayyb (Ddim i gynnwys ‘Fast Food’)

2. Darpariaeth o fwyd ar gyfer Beirniaid, Swyddogion a Stiwardiaid

8.30am – 6.30pm

· Mae’r Rali flynyddol yn uchafbwynt y flwyddyn i aelodau, arweinyddion a ffrindiau mudiad C.Ff.I. Ceredigion. Dyma lle ddaw’r clybiau ynghyd i gystadlu mewn amryw o gystadlaethau megis Barnu Stoc, Dawnsio, Cneifio, Canu, Coginio, Trefnu Blodau, Crefft a Choedwigaeth i enwi ond rhai. Mae’n ddiwrnod prysur iawn, gyda dros 2,500 o bobl yn mynychu’n flynyddol.

• Cynhelir y Rali ar Fferm Perth Neuadd, Talsarn, Llanbedr Pont Steffan, Ceredigion, SA48 8QE.
• Mae C.Ff.I. Ceredigion yn gwahodd tendrau ar gyfer dapariaeth o wasanaethau arlwyo ar gyfer y cyhoedd (ddim i gynnwys ‘Fast Food’) ac i ddarparu bwyd i Feirniaid, Stiwardiaid a Swyddogion.
• Fel arfer, mae’r ymgeiswyr tendr llwyddiannus yn darparu tua 70-80 o brydiau i’r beirniaid (prif gwrs, pwdin a diod) a tê ar gyfer tua 120 o stiwardiaid a swyddogion (fel arfer brechdan, cacen a diod). Mi fydd C.Ff.I. Ceredigion yn talu am y gwasanaeth yma. Dim ond gyda’r tendr yma bydd y tocynnau bwyd/tê yn ddilys.
• Eleni bwriedir cynnig mwy o amrywiaeth o fwydydd o faniau bwyd (er enghraifft Byrgyrs, Sglodion, Pitsa, Tatw Pôb, Diodydd oer ac ati) i’r cyhoedd, ac yn wahanol i arfer, ni fyddwn yn eich gwarantu chi gyda caniatad unigol.
• Rhaid i chi ddanfon rhestr o brisiau yr holl fwyd a diod y byddwch yn bwriadu gwerthu ar y diwrnod ynghyd â’ch tendr, a thystysgrifau hylendid bwyd. Mae croeso i chi gysylltu â C.Ff.I. Ceredigion am fwy o wybodaeth ynglyn â darpariaeth bwyd ar gyfer y beirniaid a stiwardiaid.
• Mi fydd C.Ff.I. Ceredigion yn daparu pabell neu sied ar gyfer y cwmni arlwyo llwyddiannus, ynghyd â fordydd a chadeiriau.
• Ni fydd y tendr uchaf o reidrwydd yn cael ei dderbyn gan y C.Ff.I. Mi fydd y mudiad hefyd yn edrych ar brysiau ar gyfer cwsmeriaid, cyflwyniad ayyb.

· Bydd penderfyniad y pwyllgor yn derfynol ac nid oes gan unrhyw gwmni yr hawl i wneud cais ynghylch tendrau cwmnioedd eraill.

• Mi fydd rhaid i’r ardal arlwyo cael ei adael mewn cyflwr da (gyda phob darn o sbwriel wedi ei waredu.) Cyfrifoldeb y tendr llwyddiannus yw gwaredu y sbwriel nid C.Ff.I.
• Yn ystod y digwyddiad, rhaid i’r cwmni arlwyo werthu eitemau fel y nodwyd ar y tendr, a cytunwyd arnynt gan y C.Ff.I., a rhaid i’r eitemau hynny gael eu gwerthu am y prisiau a nodwyd ar y tendr.
• Rhaid i’r holl fwyd a ddarperir fod o ffynhonnell Brydeinig (Cymreig os yn bosib), masnach deg, gwybodaeth am alergedd gyda arwyddion wedi eu hargraffu yn ddwyieithog, os yn bosibl ac yn weladwy ar ddiwrnod y Rali.
• Rhaid i’r tendr llwyddiannus drosglwyddo ei tendr i swyddfa’r C.Ff.I. pythefnos cyn y Rali, sef dydd Gwener, y 19eg o Fai, 2023. 
• Rhaid i’r tendr llwyddiannus ddarparu dŵr eu hunain.
• Bydd cost bwyd y beirniaid a’r stiwardiaid yn cael ei dalu pan dderbynia C.Ff.I. Ceredigion y nifer cywir o docynnau swyddogol o fewn 7 diwrnod i’r Rali.
• Rhaid i enwau yr holl weithwyr sydd yn gweithio yn ystod y digwyddiad cael eu trosglwyddo i C.Ff.I. Ceredigion ar ddiwrnod y Rali.
• Rhaid i ddogfennau Yswiriant a Thystiolaeth Polisi ar gyfer Cyfrifoldeb a Atebolrwydd Cyflogwr, Polisi Iechyd a Diogelwch a Asesiadau Risg cael eu danfon i swyddfa CFfI Ceredigion pythefnos cyn y digwyddiad.
• Rhaid i o leiaf hanner eich staff fedru siarad yr Iaith Gymraeg (o leiaf 50%)
• Rhaid i’r holl offer gael ei symud o’r safle o fewn 3 diwrnod yn dilyn y digwyddiad.

· Rhaid i bob tendr nodi ei sgôr hylendid bwyd gyda’i cais, ynghyd â gallu darparu a dangos tystysgrifau cymhwyster hylendid bwyd.

· Lle bo modd dymuna C.Ff.I. Ceredigion i’r cwmni ddefnyddio deunydd ail-gylchu e.e. platiau, cwpanau a.y.y.b.

· Ni chaniateir is-gontractio gan y cwmni llwyddiannus, oni bai fod caniatad wedi ei dderbyn gan C.Ff.I. Ceredigion o flaen llaw.

· Cysylltwch gyda C.Ff.I. Ceredigion ar 01570 471444 neu drwy e-bost ar ceredigion@yfc-wales.org.uk os fod gennych unrhyw gwestiynnau.

· Nid yw C.Ff.I. Ceredigion yn derbyn unrhyw gyfrifoldeb mewn unrhyw ffordd o gwbwl.

gellir fod newidiadau i’r fanyleb yma, gyda chytundeb o flaen llaw rhwng c.ff.i. ceredigion a’r ymgeisydd/ymgeiswyr llwyddiannus.

RHAID I C.FF.I. CEREDIGION DDERBYN Y TENDRAU (DRWY

E-BOST, POST NEU EI GYFLWYNO’N BERSONOL I’R SWYDDFA) I’R CYFEIRIAD:

C.FF.I. CEREDIGION, CANOLFAN ADDYSG FELINFACH, FELINFACH, DYFFRYN AERON, CEREDIGION, SA48 8AF

ERBYN

12 Y PRYNHAWN

DYDD MERCHER, Y 5ED O EBRILL, 2023